Pangaea_Strategic-Plan-Iconبرنامه ريزي و مديريت:

كنترل پروژه

1- هدف
هدف از كنترل پروژه تشريح روش اجرايي، نحوه برنامه ريزي و كنترل پروژه مورد نظر مي باشد.

2- مفاهيم
2-1- مشخصات اصلی پروژه
در اين بخش نام و مشخصات اصلي پروژه از جمله كارفرما، محل و ساير اطلاعات در مورد پروژه مـــشخص مي گردد.
2-2- برنامه ريزي (Planning)
برنامه ريزي، فرآيند مشخص نمودن پارامترهاي اصلي پروژه درچارچوب سياست ها و شرايط اجرايي پروژه مي باشد كه از ابتداي شكل گيري پروژه آغاز شده و در تمامي ابعاد كار و تا مراحل پاياني آن، به طور پيوسته و با همكاري و مشاركت تمامي واحدهاي دست اندركار ادامه مي يابد.
برنامه اجرايي پروژه شامل: كليات پروژه، ساختار شكست كار و منابع، ساختار سازماني، مشخصات تيم پروژه و در قالب فرم هاي مربوطه تهيه و در كميسيون شروع پروژه تصويب مي گردد. پس از تصویب اين برنامه، ظرف مدت يك هفته برنامه اوليه پروژه توسط مدير ارشد و با همكاري واحد كنترل پروژه تهيه و به طرح كيفيت منضم مي گردد.
2-3- زمانبندی (Scheduling)
زمانبندی فرآیند ها‘ تصمیم گيري و محاسبه چگونگي اجراي فعاليت ها به صورت همزمان است كه از طريق آن موعد شروع و ختم، توالي و نيز مدت زمان مورد انتظار براي انجام فعاليت هاي پروژه تعيين مي گردد،
استخراج اطلاعات مورد نياز جهت تهيه اطلاعات برنامه زمانبندي در سطح اول شامل مدارك پيمان و زمان كلي اجراي پروژه و در سطح دوم شامل زمان اجراي فعاليتهاي اصلي پروژه، مهندسي، تهيه كالا و اجرا در سطوح بعدي
( فعاليتهاي E,P,C) خواهد بود.
نرم افزار مورد استفاده براي تهيه اين برنامه تا سطح مورد نظر با در نظر گرفتن خصوصيات هر فعالـيـت ( زمان شروع، خاتمه، توالي، وزن و … ) در برنامه جامع Primavera پياده سازي و اجرا مي گردد.
نمونه اي از برنامه زمانبندي تهيه شده توسط اين مشاور در پروژه هاي قبلي با نرم افزار Primavera در پيوست شماره 2-3-1 ارائه گرديده است.

2-4- کنترل زمانبندی ( Schedule Control)
كنترل زمانبندي يك فرآيند، محاسبه و كنترل فعاليت ها به صورت همزمان است كه براي مقايسه عملكرد واقعي (از دیدگاه زمان) با برنامه هاي زماني، تحليل واريانس ها و هدايت سيستم مديريتي به سوي اتخاذ تصميمات اصلاحي مورد نياز انجام مي گيرد.

2-5- ساختار تجزیه كار (Work Breakdown Structure) يا WBS
ایجاد ساختار شکست يك پروژه به صورت نظام يافته به اجزاي اجرايي و تعيين مرز ارتباطات به صورت شفاف به گونه اي هدفمند، كه بتوان فعاليت هاي پروژه را بر اساس آن برنامه ريزي، كنترل و بسته بندي نمود، بر اساس شرح خدمات و در برنامه زمانبندي اعمال مي گردد. در واقع ساختار شكست كار (WBS) و تهيه اوزان هر فعاليت اصلي ترين كار در راستاي نظامند نمودن پروژه در تمامي سطوح E,P,C مي باشد كه خود مبناي اصلي براي كنترل صحيح پروژه، تهيه گزارشات متنوع ، اتخاذ تصميمات مديريتي، تهيه برنامه زمانبندي منسجم وحتي مبنايي براي چگونگي پرداخت به پيمانكار در پروژه هاي Lump Sum خواهد بود.
نمونه اي ازW.B.S تهيه شده به همراه درصد وزني تا سطح آخر در پيوست شماره 2-3-2، تا سطح 4 درصفحه 10 نمونه گزارش ماهيانه (پيوست 2-3-3) و تا سطح آخر در فرم نمونه صورت وضعيتها در پيوست 2-3-4 ارائه گرديده است.

2-6- شبکه فعاليت ها (Activities Network)
مجموعه اي يك پارچه و هدفمند از فعالیت ها، مدت زمان اجرا و روابط بين آنهاست. اين روابط نشان دهنده توالي فيزيكي يا ترجيحي بين فعاليت ها مي باشد ومعمولاً به كمك نمودار شبكه فعاليت ها مستند مي شوند. روش استاندارد براي مدلسازي شبكه فعاليت هاي در اين پروژه به روش تقدم، تاخري (Precedence) با زمان هاي قطعي مي باشد.
2-7- روش تقدم و تاخير (Precedence Method)
اين روش، يكي از روش هاي مدلسازي شبكه فعاليت ها مي باشد كه درآن روابط بين فعاليت ها به چهار صورت ذيل تعريف مي شوند:
• A FS (n) B: حداقل n واحد زمان بعد از خاتمه فعاليت A، فعالیت B مي تواند آغاز گردد.
• A FF (n) B: حداقل n واحد زمان بعد از خاتمه فعاليت A، فعالیت B مي تواند پايان يابـــد.
• A SS (n) B: حداقل n واحد زمان بعد از شروع فعاليت A، فعاليت B مي تواند آغاز گردد
• A SF (n) B: حداقل n واحد زمان بعد از شروع فعاليت A، فعاليت B مي تواند پايان يابـــد.
درصورتي كه عدد n مثبت يا صفر باشد، از رابطه تعريف شده مفهوم تاخر زماني (Lag Time) استنباط شده در مقابل، منفي بودن n مفهوم تقدم زماني (Lead Time) را به رابطه نسبت مي دهد.
2-8- فعاليت (Activity)
بخشي از كار است كه بر اساس ساختار تجزيه كار (WBS)، زمان، هزينه و منابع مورد نياز مشخص ميشود.
2-9-گزارشات ) (Reports
در ابتداي پروژه منحني s-curre از پروژه تهيه ميشود كه مشخص كننده پيش بيني پيشرفت پروژه ميباشد كه پيشرفت واقعي ماهيانه توام با اين منحني نشان دهنده plan , actual تاخيرات احتمالي و تعجيلها را ميتواند نشان دهد.
– در هر ماه پيشرفت پروژه در جداولي در زمينه بودجه و هزينه ، خدمات مهندسي و طراحي- تامين كالا ،
مراحل بازرسيهاي ساخت در كارخانجات سازندگان، مراحل حمل تجهيزات ، مراحل نصب، پيش راه اندازي و راه اندازي نشان داده ميشود كه با منحني هاي متفاوت مشخص كننده وضعيت پروژه ميتواند باشد.
– نقاط بحراني طرح مشخص و راه حلهاي مناسب بر اساس آن چاره انديشي ميشود.
– ارائه برنامه زمانبندي جبراني به منظور نيل به زمانبندي از پيش تعين شده پروژه
– گزارشات مختلف روزانه، هفتگي و ماهيانه از بخشهاي مختلف كسب، پس از آناليز و تحليل آنها نقطه نظرات اصلاحي اعلام و در جلساتي پيگيري ميشود.
– ارائه گزارشات مستمر ماهيانه و در برخي مواقع گزارشات خاص مقطعي
ارائه گزارشات مقطعي جهت مديريت
3- مسئوليت ها 368795_G4XNNTwb
3-1- مدير برنامه ريزي و تكنولوژي
اهم وظايف مدير واحد هماهنگي و برنامه ريزي شامل موارد زير مي باشد:
• شناسايي و تشخيص محدوده كار، فصول مشترك و مرزهاي كار با همكاري واحد مهندسي
• طراحي ساختار تجزيه كار
• تعيين اوزان نسبي كار
• تهيه برنامه هاي زماني جامع پروژه
• طراحي شبكه فعاليت ها
• اخذ برنامه هاي زماني جامع پروژه
• اخذ برنامه هاي تفصيلي در سطوح چهارم و پنجم از كارشناسان
• طراحي مكانيزم جمع آوري اطلاعات پيشرفت كار كارشناسان
• به هنگام نمون برنامه و شبكه فعاليت ها
• تنظيم گزارش تاخير ها و تعجيل ها
• ثبت سوابق
• تهيه گزارش
• تهيه روال ها و دستورالعمل هاي داخلي مربوط به موضوع برنامه ريزي پروژه
• برنامه ريزي بودجه ( بودجه بندي ) و كنترل هزينه
3-2- مدير پروژه
اهم وظايف مدير پروژه به قرار زير مي باشد
• تحويل يك نسخه ازهر قرارداد به مدير هماهنگي و برنامه ريزي
• تاييد برنامه
• تاييد و تشخيص محدوده كار تعيين شده
• انجام اقدامات اصلاحي در زمينه كاهش تاخيرات اجرايي پروژه كه دربرنامه زمانبندي پروژه تاثيرگذار است.
3-3- واحد مهندسي
واحد مهندسي مسئول پرداختن به موارد زير است:
• تعيين فصول مشترك بين سيستمها و آيتمهاي كاري
• شناسايي و تشخيص محدوده كار، فصول مشترك و مرزهاي كار ديسيپلين هاي مهندسي با همكاري مدير برنامه ريزي و تكنولوژي
• اطلاعات و معيارهاي پيشرفت بخشهاي مهندسي جهت كنترل وضعيت پروژه
4- برنامه ريزي
4-1- اقدامات اوليه براي برنامه ريزي
پس از مشخص شدن نحوه دستيابي به اهداف پروژه و تنظيم شيوه اجرايي آن از ديدگاه تقسيم بندي كار، اقدامات زير به منظور برنامه ريزي و كنترل پروژه صورت مي گيرد. لازم به ذكر است كه پس از انعقاد قرارداد با كارفرما و معرفي مدير پروژه و انتخاب مدير برنامه ريزي، يك نسخه از قرارداد منعقده با كارفرما از طريق مدير پروژه در اختيار مدير برنامه ريزي قرار خواهد گرفت. مدير برنامه ريزي متناسب با شرح خدمات مشخص شده در قرارداد، اطلاعات اوليه را جمع آوري نموده و بر اساس آن، برنامه ريزي پروژه را به ترتيب زيرانجام داد.
 پس از آغاز پروژه، نسبت به شناسايي و تشخيص محدوده كار، فصول مشترك و مرزهاي كار اقدام خواهد شد.
 بر اساس شناخت حاصله و ماتريس استراتژي اجرايي، مجري هر بخش از كارها تعيين خواهد شد.
 ساختار تجزيه كار با توجه به نحوه نگرش مديريت پروژه و استراتژي اجرايي پروژه و با توجه به تجارب، محدوديت ها، مراجع دردسترس و اهداف و فعاليتهاي پروژه.
4-2- كنترل پروژه
مديربرنامه ريزي براساس برنامه ريزي انجام يافته نسبت به كنترل پروژه به ترتيب زير اقدام مي كند: پس از تعيين برنامه زمني و وارد شدن به مرحله اجرا، بايد اطلاعات پيشرفت كار را مطابق آن چه كه در واقعيت اتفاق مي افتد از مسئولين مربوطه جمع آوري كند.
برنامه و شبكه فعاليت ها و اطلاعات بودجه اي پروژه ( درآمد و هزينه ) را مطابق پيشرفت كار واقعي، به هنگام نمايد.
گزارش هايي از پيشرفت كار و وضعيت مالي پروژه و ميزان تاخيرها و تعجيل هاي ماه تهيه و به مدير پروژه ارائه شود.
در صورتي كه گزارش هاي تهيه شده تاخيري در زمان انجام فعاليت ها و يا انحراف از بودجه پروژه باشد، مدير پروژه در صورت نياز پس از بررسي گزارش هاي موردي، تصميماتي جهت انجام اقدامات اصلاحي منظور جبران تاخيرات وانحرافات اتخاذ مي نمايد.
در صورتي كه اقدام اصلاحي به صورت باشد كه نياز به اعمال تغييراتي در محدوده كار و ماتريس استراتژي اجراي پروژه لازم باشد، كار مطابق بندهاي اوليه در فوق و با توجه به بازخورد، دوباره تكرار مي گردد.
پروژه طبق برنامه توسط مسئولين مربوطه به اجرا در مي آيد و مطابق بندهاي فوق با دريافت بازخورد در سيكل و حلقه تكرار ( اجرا، كنترل، بازخورد) تا اتمام پروژه ادامه مي يابد.
همزمان با اجراي پروژه، سوابق اجرايي، بازخوردهاي مربوط به تغيير برنامه زمانبندي و بودجه پروژه و تغيير محدوده كار ثبت شده و به منظور پويايي فرآيند برنامه ريزي و كنترل در طول عمر پروژه حفظ مي گردد.
مقايسه نفر- ساعت مصرفي با نفر- ساعت پيش بيني شده در برنامه همواره كنترل مي شود.
بهنگام سازي نمودار پيشرفت فيزيكي و مقايسه روند پيشرفت واقعي با پيشرفت برنامه اي به صورت مستمر در مقاطع مورد نياز انجام مي شود.
5- شرح عمليات
تمام برنامه ريزي ها طبق نمودار ميله اي (Gant Chart) منطقي در يك شكل شبكه تقدم، تاخري به پيش مي رود كه در اين راستا از نرم افزارPrimavera و يا MS Project كمك گرفته مي شود كه بر اساس زير خواهد بود.

5-1- شرح برنامه
زمان بندي فعاليتها طبق رده بندي انجام شده و به صورت سلسله مراتبي تهيه مي شوند، به نحوي كه هر سطح به مايلستونهاي قرارداد متصل خواهند شد. اين مراحل به صورت زيرخلاصه مي شود:
ساختار شكست كار (WBS): ساختار شكست كار يك گروه بندي سلسله مراتبي از محدوده كار است كه براي رسيدن به مايلستونهاي قرارداد مورد نياز مي باشد… كليت پروژه بالاترين سطح WBS است در حاليكه فعاليتهايي كه لازمه رسيدن به مايلستونهاي قراردادي هستند در پايين ترين سطح قرار مي گيرند. به هر سطح كاري يك وزن مخصوص اختصاص داده شده است كه اين به منظور اندازه گيري عملكرد در سطح WBS است.
برنامه زمانبندي تفصيلي پروژه:
برنامه زمانبندي تفصيلي پروژه به تفكيك براي كليه مراحل با استفاده از بسته نرم افزاري مناسب (MS Project Primavera) كه مي بايستي فعاليتهاي اجرايي را مشخص نمايد انجام مي گردد. در هر برنامه ميزان پيشرفت كار پيش بيني شده براي هر فعاليت در هر پريود زماني در طول اجراي فعاليت مورد نظر نشان داده مي شود. حداقل الزامات اين برنامه شامل موارد زير مي باشند:
1. برنامه زماني شبكه اي ( Network) به صورت CPM فعاليتها
2. جدول فعاليتهاي پيش نياز با مشخص كردن زمانهاي شروع و پايان درزودترين و ديرترين زمان ممكن، طول فعاليت، زمان شناوري هر فعاليت و نظير آن .
3. ريز كاملي از فعاليتهاي مربوط به فعاليتهاي اصلي مهندسي با مشخص نمودن درصد هر يك از ريز فعاليتها نسبت به فعاليت اصلي تا مرحله فعاليتهاي جزء.
نمونه برنامه زمانبندي ارائه شده در پيوست شماره 2-3-1 ارائه شده است.
5-2- اندازه گيري پيشرفت
هدف از اين مرحله كار تهيه اسناد و جداول جهت اندازه گيري و گزارش پيشرفت كار و به تبع آن تهيه مبنايي براي چك كردن و آناليز روند پيشرفت كار، صورت حساب و پيش بيني مي باشد.
مسئوليت: مدير پروژه مسئول اندازه گيري، ارزيابي و گزارش پيشرفت تمام كارهاي قيد شده در قرارداد مي باشد.
اساس اندازه گيري پيشرفت كار: مشاور اندازه گيري پيشرفت كار را جهت پوشش دادن محدوده كار تهيه و به اطلاع كارفرما مي رساند.
نمونه جداول و فرم هاي سطح آخر هر فعاليت در 2-3-4 ارائه شده است.
خلاصه كليت پروژه: زمان بندي اساس سيستم پيشرفت كار را شكل مي دهد. تمام فعاليتهايي كه در سطح پايين برنامه ريزي شده اند جزئي از كار مي باشند وشماره هر فعاليت معرف آن فعاليت است. شماره گذاري فعاليتها در برنامه زمانبندي مطابق WBS خواهد بود. تمام اقلام ارائه شده در قراداد بايد به وضوح در برنامه زمانبندي تعريف شوند. معمولاً هر فاز به صورت مجزا مانيتور مي شود و درصد وزني مربوط به هر فاز بر اساس ارزش نسبي آن فاز تخصيص داده مي شود. كليه وزن هاي بنا نهاده شده ثابت باقي خواهند ماند. مگر آنكه در نماي كلي كار در مقاياسي بزرگ تغييري حاصل آيد و يا اساس قرارداد به صورت معني داري تغيير يابد. تمام تغييرات طبق توافق دو جانبه مشاور و كارفرما بايد تحت كنترل درآيند. در هر فاز درصد وزني هر فعاليت بر مبناي بودجه نفر ساعت كاري/ هزينه يا تركيب آنها معين مي شود.
اندازه گيري پيشرفت مهندسي: فعاليت هايي كه بر اساس بودجه نفر ساعتي وزن دهي مي شوند به مقدار كار فيزيكي مربوطه بستگي دارند و پيشرفتي كه در راستاي هر فعاليت سنجيده و گزارش خواهد شد براساس اجراي فيزيكي كار بنا نهاده مي شود.
مدارك فني و نقشه ها: وزن مربوط به هر نقشه بر اساس تخمين نفر ساعت لازم براي آن نقشه تعيين مي شود. مشاور روند درصد پيشرفت براي مايلستونها و هر مرحله از انواع مختلف نقشه ها را به صورت زير ارائه مي كند.
شرح میزان پیشرفت پیشرفت تجمعي
صدور داخلي ( Internal Issue for Information) 30% 30%
صدور براي اظهار نظر ( Issue for Comments) 45% 75%
صدور براي تصويب (Issue for Approval) 10% 85%
صدور براي ساخت (Approve for Construction) 15% 100%

افزایش پیشرفت هر مرحله وقتي كه مايل استون انجام شده، تعيين مي شود و بسته به پيشرفت حاصله در راستاي مايل استون ها، روند پيشرفت بايد به روز شود تا پيشرفت واقعي به دست آمده به وسيله فعاليت مهندسي خلاصه شده و محاسبه گردد (نمونه در پيوست 2-3-5 و 2-3-4).
5-3- مراجع و مستندات
روش كنترل مستندات و سوابق پروژه و نيز نحوه كد دهي به مدارك و سوابق مطابق روش اجرايي كنترل مستندات و سوابق كيفيت و دستورالعمل كد گذاری مدارک و خروجي ها ي فني پروژه مربوط به شركت خواهد بود كه اسامي آنها در چك ليست مستندات سيستمي پروژه ثبت مي گردد. بديهي است چنانچه الزامات ديگري ( مانند دستورالعمل كد گذاري مدارك و نظير آن ) در اين خصوص از سوي كارفرما لازم الاجرا باشد، مشخصات آن به ليست مستندات سيستمي پروژه اضافه خواهد شد.
ليست مستندات مورد نياز پروژه در ابتدا توسط مدير ارشد و مسئول تضمين كيفيت از ميان فهرست مستندات سيستمي شركت انتخاب مي گردد و در قالب فرم ليست مستندات سيستمي پروژه درطرح كيفيت قرار مي گيرد. اين مستندات شامل تمامي مستندات سيستم كيفيت شركت وهمچنين ساير مستندات تخصصي خاص آن پروژه مي باشد. براي مستندات خاص پروژه كه درميان مستندات سيستمي شركت موجود نباشد ابتدا نوع مستندات، زمان تهيه و مسئول تهيه مستندات مشخص شده و سپس مستندات مذكور توسط مسئول تضمين كيفيت ونماينده مديريت، كد گذاري و در سیستم کنترل مستندات شركت قرار مي گيرد. همچنين معيارهاي پايش و اندازه گيري فرآيند مربوطه (مطالعات و طراحی يا نظارت) از نماينده مديريت دريافت و در فرم شاخصهاي پايش و اندازه گيري هر پروژه ثبت و در اختيار مدير پروژه قرار مي گيرد. از آن جمله مي توان به موارد زير اشاره كرد:
o برنامه پروژه ( برنامه اوليه و برنامه هاي تجديد نظرشده)
o گزارش هاي پيشرفت كار پروژه و ساير گزارش هاي مالي پروژه
o گزارش هاي تاخير، تعجيل ها و انحرافات از بودجه
o صورت جلسات مرتبط با برنامه ريزي
o گزارش هاي موردي و تحليلي
o مكاتبات برنامه ريزي
5-4- نگهداري سوابق
كليه سوابق روش اجرايي و سوابق ناشي از آن اجراي آن مطابق روش اجرايي كنترل مستندات نگهداري مي شود.